Aumente sua produtividade com a Matriz de gestão do tempo


(Vanderhulst) 13/06/2018

Correria, compromissos apertados, reuniões, planejamento, atividades rotineiras, imprevistos… e no final do dia, parece que o tempo não foi suficiente para realizar tudo o que precisamos.

Com tantas exigências no dia-a-dia, seja na esfera profissional, social ou pessoal, muitas vezes fica a sensação de não ter realizado o suficiente – ou da melhor forma que poderíamos. Por isso a gestão do tempo tornou-se uma questão crucial nos dias de hoje.

Gerenciamento do tempo

Com a necessidade diária de “cumprir a agenda”, muitas vezes ligamos o piloto automático e vamos cumprindo os afazeres (ou deixando de cumprir) sem estabelecer critérios, considerando tudo extremamente urgente e imprescindível. Outras vezes, iniciamos uma tarefa, somos interrompidos, iniciamos outra e não finalizamos nenhuma.

Apesar de toda tecnologia disponível ao nosso alcance, ferramentas simples podem ser altamente eficazes para nos auxiliar a organizar e gerenciar o tempo. Uma delas, conhecida como Matriz de Eisenhowe, é mundialmente difundida, e se baseia na identificação das prioridades e na classificação das tarefas de acordo com seu grau de importância e urgência.

Matriz de Eisenhowe

Considerado o “papa” do gerenciamento do tempo, Dwight Eisenhower foi o 34º presidente dos Estados Unidos, entre os anos de 1953 a 1961. Entre seus feitos estão a criação da DARPA, que viria a ser o que é a internet atualmente, e a NASA, agência espacial americana. Antes disso, seguiu carreira militar no exército até se tornar general. Mas, o que mais chamava a atenção dos que o conheciam era sua capacidade produtiva.

Mesmo lidando com uma intensa agenda diária, conseguia priorizar aquilo que era realmente importante. Sua receita de priorização, anos depois, se tornaria mundialmente famosa por meio do livro “Os sete hábitos das pessoas altamente eficazes”, de Stephen Covey.

Eisenhower classificava suas atividades em duas categorias iniciais: importante e não importante. E em seguida, em urgente e não urgente. Para cada atividade, tomava uma atitude padronizada. Se fosse importante e urgente, executava aquilo imediatamente. Se fosse importante e não urgente, planejava e agia de acordo com o pensado, impedindo que se tornasse algo urgente. Se não fosse importante, mas urgente, delegava para outras pessoas. E não fosse importante nem urgente, simplesmente eliminava a atividade.

Com esta lógica simples, conseguia investir seu tempo apenas no que era realmente importante. Todo mundo que, em geral, reclama da falta de tempo, pode se beneficiar ao adotar esta prática como rotina diária.

A matriz de gerenciamento de tempo pode me ajudar?

Esta ferramenta, amplamente utilizada no mundo todo, é indicada para todas as pessoas que desejam gerenciar melhor o seu tempo, priorizando o que é realmente importante. Ela serve para organizar as atividades a executar, considerando aquilo que é importante e urgente. Por ser uma ferramenta visual, de fácil entendimento e aplicação, torna-se bastante útil e eficaz para a organização do tempo.

Aplicando a matriz de gerenciamento na prática

O uso da Matriz de Gestão do Tempo ou Matriz de Eisenhower é bastante simples e pode ser feito em diversos formatos. Criamos um modelo disponível para download, onde você poderá fazer suas anotações nos respectivos quadrantes.

A Matriz de Gerenciamento é separada em 4 quadrantes: Urgente e Importante; Urgente e Não Importante; Não Urgente e Importante; e, por último, Não Urgente e Não Importante.

QUADRANTE 1 – URGENTE E IMPORTANTE

Aqui entram as tarefas que precisam ser finalizadas o mais rápido possível. Geralmente são aquelas que possuem prazos apertados; são tarefas urgentes onde se localizam as crises. Estima-se que 90% das pessoas estão agindo dentro desse quadrante, ou seja, apagando incêndios.

Quanto mais tarefas estiverem neste quadro, mais você conseguirá visualizar as falhas ocorridas em etapas cruciais como o planejamento.

QUADRANTE 2 – IMPORTANTE E NÃO URGENTE

É neste quadrante que devemos concentrar nossos esforços. São atividades que não urgentes, mas de extrema importância. A atenção neste quadrante traz diversos benefícios como: controle, equilíbrio interno, redução de crises e oportunidade de um planejamento mais elaborado e melhor executado.

Sem a sua organização, é fácil perder-se no tempo ao ponto de cair para o quadrante 1 e isto se tornar um transtorno.

QUADRANTE 3 – URGENTE E NÃO IMPORTANTE

Dentro deste quadrante, destacamos as falsas atividades-chave importantes, que nos enganam e nos fazem achar que estamos sendo produtivos. São as atividades que, no final do dia, percebemos que não trouxe resultados efetivos. A ideia aqui é delegar algumas dessas tarefas ou até mesmo evitar algumas.

QUADRANTE 4 – NÃO IMPORTANTE E NÃO URGENTE

São as famosas distrações, que, assim como no quadrante 3, também nos tomam um tempo precioso. É preciso investir melhor no policiamento destas possíveis distrações e agir com disciplina para não desperdiçar o foco e o tempo.

Como realizar a divisão do tempo entre as tarefas?

Se houvesse uma conta ideal, poderíamos dedicar 60% do nosso tempo na concretização de tarefas que não são urgentes, mas são importantes. Este planejamento, realizado de modo eficiente e direcionado, vai evitar no futuro tarefas emergenciais que, além de consumir nosso tempo, causam bastante desgaste.

As tarefas urgentes e importantes deveriam tomar cerca de 20% do nosso tempo e esforços. E os 20% restantes podem ser dedicados aos demais quadrantes.

Como manter o foco nos resultados

• Evite interrupções;

• Estipule períodos de tempo para concretizar as tarefas e informe que não pretende ser incomodado;

• Aprenda a delegar tarefas começando pelas que não lhe trazem valor nem resultados;

• Aprenda a dizer não de forma pacifica, como por exemplo, porque não resolvemos isso amanhã;

• Devolva perguntas quando o interrompem, como por exemplo, é interrompido com uma pergunta do tipo, como posso fazer isto e responde, como pensa que pode-o fazer.

• Avalie imediatamente se a interrupção do seu trabalho é importante, verdadeira e do seu interesse. Se não o é, liberte-se rapidamente.

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